Outil de travail collaboratif en ligne : quels intérêts et comment choisir ?
Avec l’existence des plateformes de travail numériques, la gestion de projet est plus que jamais facile pour les entreprises. Elles ont en plus la possibilité de réduire les coûts opérationnels et d’embaucher les meilleurs talents, peu importe où ils se trouvent. Mais le choix d’un outil de travail collaboratif n’est pas une chose évidente. Il faut être vigilant sur quelques détails !
Découvrir les avantages d’utiliser une plateforme collaborative en ligne
Les outils collaboratifs en ligne sont censés faire gagner du temps à ceux qui en ont besoin. Plus besoin de se réunir physiquement ou de faire un briefing en face-à-face. De plus, les fonctionnalités d’une plateforme de travail collaborative permettent d’automatiser plusieurs process comme l’assignation de tâche, la gestion du planning, l’accès aux informations en temps réel et bien d’autres. Par effet de boomerang, l’utilisation d’un outil collaboratif en ligne augmente significativement la productivité. Il permet, en effet, de visualiser le travail de l’équipe en temps réel. Le chef de projet est au courant des charges de travail et des retards de livraison pour prendre ainsi des décisions rapidement.
Être plus transparent, c’est aussi l’intérêt d’utiliser un logiciel de gestion de projet. Toutes les informations et tous les événements importants seront traçables. La communication est évidemment un aspect primordial lorsqu’on travaille en équipe, surtout à distance. Ce genre d’outil propose des modules de messagerie, de partage de fichiers ou encore de meeting afin de faciliter les échanges et d’améliorer la qualité du travail. Pour les entreprises qui souhaitent dématérialiser toutes leurs activités, le recours à une plateforme collaborative permet de réduire les coûts et de maximiser les bénéfices. Il suffit de choisir l’outil adapté à son budget et à la taille d’équipe à gérer.
Les meilleurs conseils pour choisir un outil de travail collaboratif
Il faut d’abord s’attarder sur les fonctionnalités proposées lorsqu’on veut choisir le bon outil de collaboration en ligne. Il est nécessaire de vérifier si elles peuvent subvenir à tous les besoins pour la réalisation de son projet. On retrouve des fonctions communes pour les plateformes de collaboration en ligne à savoir l’assignation des tâches, la détermination de l’urgence et du délai d’exécution, le regroupement par thématique, etc. Mais l’outil choisi doit surtout permettre de planifier les tâches même s’il n’y a personne disponible. La comptabilité avec des applications courantes sur smartphones est un atout pour ce genre d’outil numérique.
La facilité d’utilisation est un critère à ne pas négliger pour optimiser le temps passé sur la plateforme. Le planning gestion de projet, la création et l’assignation des missions, tout doit s’effectuer de façon plus ou moins automatique. Une interface utilisateur simple et intuitive est donc à privilégier. Par ailleurs, il faut penser à la sécurité des informations partagées dans la plateforme collaborative. Le meilleur outil doit pouvoir tracer les personnes qui ont accédé, modifié ou supprimé des données. Il est alors préférable d’essayer une version gratuite pour tester la fiabilité et l’efficacité d’un outil de travail en équipe.
