Organisés de manière générale une fois par an autour d’une thématique qui concerne les professionnels de plusieurs pays, les congrès offrent l’occasion idéale pour faciliter les échanges entre les participants. C’est également une occasion de débattre et de prendre des décisions concernant une thématique donnée. C’est pour cette raison que les congrès nécessitent une organisation rigoureuse, qui exige plusieurs mois de préparation.
Quelle est la différence entre un congrès et une conférence ?
Pour les novices de l’événementiel, la différence entre ces deux types d’événements n’est pas évidente. De manière générale, un congrès réunit d’acteurs qui travaillent dans des secteurs différents pour échanger sur un thème choisi en amont. Même si les participants ont des niveaux d’expertise et des parcours très différents, ils sont tous concernés par la thématique du congrès. Il peut s’agir par exemple d’un congrès sur une thématique liée à la puériculture, qui peut réunir des entreprises de divers domaines d’activités, des médecins, des pharmaciens et d’autres acteurs.
Contrairement au congrès, la conférence consiste à faire intervenir une ou plusieurs personnes d’un seul secteur. La journée de conférences est organisée sur une thématique précise et le but de chaque intervenant est de transmettre son savoir-faire à son public. Ceci dit, les participants s’inscrivent pour apprendre ou développer des connaissances dans un domaine en particulier.
Comment réussir l’organisation d’un congrès ?
L’organisation d’un congrès est un projet complexe, qui nécessite plusieurs mois de préparation. Pour réussir, il est important de mettre au point un cahier des charges et s’y prendre étape par étape. En ce qui concerne le cahier des charges, il doit définir la thématique du congrès, le public ciblé, le choix de la salle, le choix des dates et le comité organisateur. La location de la salle, l’embauche du personnel et toutes les autres démarches nécessaires pour la préparation de l’événement doivent être gérées de manière à respecter le budget d’organisation.
En ce qui concerne le choix de la salle de congrès, il dépend de plusieurs éléments, dont l’image que les organisateurs souhaitent véhiculer et le budget de l’événement. Si le congrès réunit des participants de plusieurs villes, voire plusieurs pays, il est important que l’emplacement soit accessible par différents moyens de transport. C’est pour cette raison que de nombreux congrès organisés dans l’agglomération nantaise ont lieu dans une salle à la Cité des Congrès de Nantes. Un emplacement relativement proche de la gare, du centre-ville et des établissements hôteliers.
La Cité des Congrès de Nantes organise tous les ans près de 160 événements, dont des congrès, des conférences et d’autres événements professionnels. Elle met à disposition des organisateurs d’événements des salles adaptées, mais peut également les accompagner dans leurs démarches.
Préparer des campagnes de communication pour promouvoir l’événement
La promotion d’un congrès est essentielle pour réussir son organisation et pour faire en sorte que les participants soient présents. Ainsi, il convient créer un site Internet dédié, préparer des invitations, concevoir la documentation nécessaire et préparer les affiches. En ce qui concerne les invitations, elles sont souvent envoyées au format papier, mais de nombreux organisateurs utilisent le format électronique.
