Entreprise : gestion de la relation client via la permanence téléphonique ?
Une bonne communication est l’assurance d’une relation client de qualité. La satisfaction des clients est la source de réussite pour une firme, peu importe son domaine d’activité et sa taille. L’entreprise doit alors rester en permanence disponible afin de répondre aux besoins et aux requêtes des consommateurs. En général, la relation avec la clientèle se fait par différents canaux. En plus des réseaux sociaux, la permanence téléphonique reste une solution efficace pour soigner la communication avec les clients. Comment y arriver exactement ? Comment assurer une bonne gestion de la relation client à partir d’une permanence téléphonique ?
La satisfaction du client avant tout
En cas de problème avec un service ou un produit quelconque, un client peut explorer le site d’une entreprise pour rechercher des réponses. Certes, cette solution peut être accessible, mais elle peut être contraignante pour un consommateur souvent impatient. En cas d’insatisfaction, il peut passer directement un appel par téléphone au service concerné. Parfois, en étant mis en attente sans réponse, il peut avoir envie de chercher une autre méthode comme envoyer un e-mail en espérant un retour rapide du service client. S’il est encore une fois mécontent, le client délaissera la marque pour la concurrence.
Afin de garantir la satisfaction client, se tourner vers un service spécialisé en permanence téléphonique s’avère être une option intéressante à retenir. Bon nombre de prestataires sont accessibles pour cela. Ils sont souvent constitués d’une équipe de téléopérateurs qualifiés comme dans les centres d’appels spécialistes de la permanence téléphonique à Madagascar. Ces professionnels garantissent souvent un taux de résolution des problèmes et de satisfaction plus élevé. Par conséquent, les clients peuvent recevoir des précisions immédiates par rapport à leur requête.
Pas de temps d’attente et d’appels non aboutis
Les clients n’apprécient pas d’attendre trop longtemps lorsqu’ils appellent une entreprise par téléphone. Ils sont même plus irrités si l’appel n’aboutit pas, surtout dans les plages horaires annoncées par l’entreprise. D’où la raison de réduire le temps d’attente au maximum afin d’éviter leur insatisfaction. Il est même important de gérer les situations difficiles d’une manière efficace. C’est pourquoi bon nombre de prestataires assurent une permanence téléphonique même en dehors des plages horaires indiquées. La disponibilité est cruciale afin de montrer aux consommateurs leur importance pour l’entreprise ou la marque.
Avec un standard téléphonique externalisé, le trafic sera piloté en temps réel. Il peut même garantir un service de télésecrétariat complet. Leurs prestations peuvent en plus inclure le transfert de messages de l’entreprise dans l’immédiat. Les réclamations et les demandes d’informations seront traitées immédiatement via des FAQ ou des réponses préalablement enregistrées. Selon les cas, il est même possible de réaliser un suivi personnalisé auprès d’un client afin de savoir si son problème a été résolu ou non.
Privilégier une relation de confiance avec les clients
Un appel téléphonique est délicat en ce qui concerne la relation client. Il est très différent des chats ou encore des e-mails. L’agent chargé de répondre aux appels doit adopter un ton chaleureux et cordial. Il doit d’abord développer de l’empathie pour l’appelant. Pour y arriver, il faut arranger le ton de la voix afin de transmettre clairement les messages. Au moment de répondre à un appel, il est indispensable de converser avec une voix bien conviviale et attentionnée. En même temps, il ne faudra pas oublier l’amabilité, les formules de politesse… Même le visage doit aussi être joyeux. Il est à noter que ces divers comportements sont perçus par l’appelant.
L’écoute est également un point à valoriser dans la relation client lors d’un appel téléphonique. Il faut savoir offrir de bons conseils, des renseignements clairs et précis ainsi qu’une bonne orientation selon les demandes du correspondant. En effet, pour réussir à satisfaire le client qui appelle, il est primordial de l’écouter attentivement pour mieux cerner ses requêtes. Autant respecter les règles et les bonnes pratiques en centre d’appel afin de développer une relation de confiance avec les clients et d’être sûr de les fidéliser.
