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Entreprise

Tout savoir sur la dématérialisation de documents

L’évolution des nouvelles technologies a fait émerger de nouvelles méthodes de communication et de travail, dont la dématérialisation de documents. Faisant partie intégrante de la digitalisation des activités, ce processus de numérisation apparaît comme un levier important dans le développement de toute entreprise.

Un enjeu majeur pour les entreprises

Avec l’apparition du digital, il est impossible de ne pas constater les gains de productivité que la dématérialisation de documents apporte aux entreprises. Malgré les avantages tirés de cette transformation numérique, elle reste encore un sujet divergent. Cet outil constitue pourtant un excellent moyen d’améliorer les performances des sociétés et de faciliter leur travail. Il a pour principal but de limiter l’utilisation du papier (politique du zéro papier) et d’optimiser l’espace dans les locaux professionnels, en transformant les documents physiques en fichiers numériques. La dématérialisation de documents est de ce fait un processus qui consiste à numériser les supports papier : fiches de paie, factures, bons de livraison, relevés bancaires, dossiers médicaux, etc.

La transformation des papiers en version numérique se fait par digitalisation, à partir d’un système de gestion électronique de documents appelé GED. Ce dernier est un logiciel qui permet de conserver, de gérer et de sauvegarder les documents numérisés. En plus de diminuer les supports d’information matériels, la dématérialisation est aussi un excellent moyen de retrouver les documents plus aisément. Elle permet donc un archivage plus facile des fichiers, ce qui va nettement simplifier leur recherche. Au niveau de l’administration et des ressources humaines, la solution de dématérialisation factures est réellement efficace pour optimiser le processus RH. Non seulement, elle évite au responsable de classer un à un les dossiers des employés, mais elle permet de même de sauvegarder les informations confidentielles.

Des avantages considérables

Si les entreprises optent pour la dématérialisation, ce n’est pas seulement pour garantir la confidentialité des données financières. C’est aussi pour augmenter leur productivité, et surtout, pour gagner en efficacité. La dématérialisation de documents n’est pas seulement une question de transformation numérique. C’est un processus délicat qui demande une réorganisation complète des traitements de données. Grâce à ce système, toute entreprise va pouvoir transférer tous les dossiers du GED vers le système d’archivage électronique. Les versions numériques des documents seront de ce fait exploitables et accessibles en ligne, ce qui va faciliter leur partage. Il faut d’ailleurs savoir que la dématérialisation permet d’accélérer le traitement des documents en évitant la saisie manuelle et l’envoi de courrier.

D’un point de vue financier, la dématérialisation de documents est aussi une excellente alternative pour réduire les coûts liés à l’usage du papier, et pour diminuer les frais d’impression. C’est un avantage conséquent pour les sociétés qui disposent d’un budget limité. En plus du gain d’argent, cette méthode de travail permet également d’optimiser l’espace de travail, surtout pour les enseignes qui n’ont pas de surface suffisamment grande. Ce système de stockage électronique va à la fois faciliter le travail des entreprises et leur offrir un espace supplémentaire. Enfin, la dématérialisation de documents est très avantageuse dans le sens où elle permet de garder l’intégrité des données.

 

 

 

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