Le temps passe si vite et les documents sont empilés. On a besoin de beaucoup de temps pour les ranger. Parfois, le gestionnaire ou un responsable qualifié comme un secrétaire sont capables d’effectuer cette tâche. Avec une bonne expérience, ils trouvent de bonnes méthodes pour bien organiser ses documents administratifs.
Savoir ordonner les documents
Le but de cette méthode est de bien ordonner les documents par indexation ou par nomination.
Organisation par rangement alphabétique
L’ordre des documents est basé sur l’ordre alphabétique en considérant la logique. Dans ce cas, le responsable doit lister le nom de chaque document. Par exemple, le responsable peut répertorier les noms de famille ou les noms de société. Avant de classer les dossiers, il doit effectuer une indexation pour garder des traces des opérations.
Organisation par rangement numérique
Pour ranger par ordre numérique, le gestionnaire doit le trier par ordre croissant comme pour les données chronologiques. Dans cette logique, le classement est évidemment basé sur un numéro. Un carnet autocopiant personnalisable est très utile pour ce type de classement. Parfois, un libellé à chaque numérotation est tout à fait recommandé. Le but est d’accélérer et faciliter la recherche en cas d’urgence.
Savoir classifier les documents
Ce genre d’organisation est utile pour faciliter les recherches de documents.
Rangement par thème
Dans ce cas, les documents administratifs sont classés selon le sujet ou le thème. Le tri par thématique est plus rapide et plus efficace. Pour simplifier le travail, le gestionnaire peut utiliser les carnets et liasses autocopiants pour des bons de commandes, de carnet de reçu, des factures, etc. En utilisant ces outils autocopiants, le responsable doit garder le double pour faciliter la recherche. Par exemple, les documents bancaires doivent être séparés des documents de la comptabilité.
Rangement par catégorie
Cette méthode consiste à ranger les documents selon sa nature ou sa catégorie. Le classement des dossiers se fait par logique et suivant parfois l’habitude du gestionnaire. Par exemple, les papiers personnels doivent se séparer des papiers d’entreprise. Pour avoir une bonne organisation, il peut les archiver par région. Ce genre de rangement est le plus utilisé dans les administrations publiques. Le gestionnaire doit être capable de distinguer la catégorie pour bien organiser son travail.
Rangement en secrétariat
Toutefois, les documents administratifs ne sont pas utilisables pour le moment. Alors, ils sont envoyés au secrétaire. Dans ce cas, le secrétaire doit ranger les documents soit par ordre régional soit par ordre idéologique. L’ordre régional est utilisé pour des sites ayant plusieurs départements. De l’autre côté, la valeur de chaque dossier compte beaucoup pour l’ordre idéologique comme les dossiers à caractère financier. Hormis ces deux cas, l’organisation des données électroniques est envisageable. Le secrétaire doit avoir une bonne connaissance en informatique bureautique.
Bref, les différentes opérations ainsi que les décisions doivent être justifiées par des preuves. Ces documents administratifs doivent être classés et bien organisés. Toutes les méthodes sont identiques pour chaque organisation, mais la quantité des documents à traiter est différente.
