Pour l’organisation d’un événement réussi, quelques règles d’or sont à suivre. Que cela soit pour un événement professionnel (conférence, team building, sortie professionnelle, etc.) ou un événement privé (mariage, baptême, fiançailles, etc.), les règles de base sont presque les mêmes. La planification au préalable est très importante afin d’éviter le moins d’imprévu possible.
Définitions des objectifs
Avant de vous lancer dans la préparation en général, il est logique de bien déterminer à l’avance le nombre de personnes qui seront invitées pour l’événement. Ensuite, fixez le budget que vous allez allouer à ce projet (afin de maîtriser vos dépenses), puis définissez la nature de vos objectifs (que désirez-vous réaliser ? Dans quels buts ? Pour quelles raisons ? Et dans combien de temps ?). Identifier les réponses à toutes ces questions vous permettra de vous focaliser sur l’atteinte de vos objectifs.
Choisir la date est un facteur clé dans la préparation d’un événement, en effet, il faudra choisir la date qui semble le mieux convenir aux invités. L’idéal est de prendre une date qui ne soit ni trop proche ni trop éloignée, au risque que les invités oublient votre événement ou qu’ils ne soient pas déjà pris autre part. Accordez 2 à 3 semaines de marge à vos convives, afin qu’ils s’y préparent, cela permettra aussi de ne pas trop les bousculer.
Établissement du budget
C’est une étape cruciale, posez-vous toutes les questions possibles afin d’avoir une idée précise du montant dont vous aurez besoin. Dois-je embaucher du personnel (serveur, DJ, etc.) ? Louer une espace et/ou des matériels (tables, couverts, etc.) Dois-je prévoir la création de flyers ? Y aurait-il des boissons et/ou de la nourriture ? Ai-je besoin de prestataire de service pour un tel ou tel besoin (service traiteur, décorateur) ? Une fois les besoins identifiés, vous pouvez établir un budget prévisionnel, mais d’autre part, mettez de côté tout même un petit budget pour les imprévus. Il est nécessaire de bien cadrer votre budget pour ne pas vous ruiner (fixer un budget raisonnable).
Faites un planning structuré
Quelles sont les activités que vous prévoyez pour l’événement ? À quelle heure l’événement doit débuter et se terminer ? Y aurait-il des discours et/ou des présentations à faire ? À quelle heure le repas sera-t-il servi (s’il y en a) ? Avez-vous un programme bien défini pour chaque activité ? Il est essentiel de toujours anticiper une marge de temps pour faire face aux imprévus divers (retards au niveau du repas ou des invités, discours plus long que prévu, etc.).
Les préparatifs en amont
La première étape dans la préparation est l’envoi des invitations, il s’agira d’informer vos hôtes de votre évènement. Les invitations (carte ou flyers) doivent être les plus attrayantes que possible afin d’inciter les invités à venir. Vous pouvez vous offrir les services de professionnels, vous avez de nombreux choix parmi les imprimeries à Paris. Ensuite, procédez à la comptabilisation des réponses positives, cela vous donnera une idée approximative des personnes qui seront présentes et celles souhaitées. Enfin, passez à la gestion des matériaux à louer sans oublier les préparatifs pour les repas et autres prestations de services utiles (photographe, conférenciers…).
La gestion des équipes est importante afin que chaque personne soit bien dans sa zone. Donnez des directives claires et précises sur les tâches de chacun pour ne pas s’éparpiller le jour J (faites des répétitions). Pour mieux vous organiser, votre équipe et vous devez vous familiariser avec le lieu. Attention à ne pas oublier les nécessaires pour votre équipe (repas, eau, équipements divers, etc.), à prévoir aussi dans le budget.
En résumé, préparer un événement mérite que l’on soit très pointilleux tant au niveau de l’organisation que dans la gestion du budget. Soyez préparez pour tout ou presque, mais la flexibilité est d’or quand quelque chose ne se passe pas comme prévu, ainsi prévoyez toujours des solutions de rechange au cas où.