Pour respecter les lois en vigueur, les entreprises ont l’obligation de conserver leurs différents documents pendant plusieurs années. Cependant, leurs locaux ne sont pas suffisamment grands ni adaptés au stockage d’archives. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises et professions libérales optent pour la location de garde meuble.
Quelles sont les structures concernées par le stockage des archives ?
L’archivage concerne toutes les entreprises qui disposent de documents relatifs à leurs échanges avec leurs clients, leurs fournisseurs et divers partenaires. La durée de conservation varie selon la nature de chaque document. En ce qui concerne les factures, elles doivent être gardées pendant 5 ans. Cependant, les structures ayant les besoins les plus importants en matière de stockage d’archives sont les cabinets d’avocats, les notaires, les cabinets comptables et les sociétés d’architectes.
Pourquoi il est important de sécuriser les archives ?
Tandis que certaines structures gardent leurs archives dans leurs propres locaux, d’autres préfèrent louer un box de stockage. Cette dernière solution s’avère être la plus efficace, la plus adaptée et la plus sécurisée. Ce n’est pas seulement pour des raisons d’espace, mais également pour s’assurer que les documents sont gardés en bon état et qu’on pourra s’en servir à tous moment.
Dans l’objectif de garder les archives en bon état, il est essentiel d’utiliser des cartons et des boîtes adaptées, posés dans une salle sécurisée. Les documents imprimés doivent rester à l’abri de la lumière, de l’humidité et des infiltrations d’eau. Par conséquent, il faut éviter de poser les boîtes de rangement à proximité d’une canalisation.
La salle dédiée à l’archivage doit également disposer d’un système de ventilation adapté, qui empêche l’accumulation de l’humidité et la détérioration des papiers. Il est également important d’installer une porte coupe-feu, ce qui permettra d’assurer une protection efficace en cas d’incendie.
Tous ces avantages sont possibles avec la location d’un garde meuble, par exemple Easy stockage à Vannesou à Nantes. Easy stockage Vannes vous propose des box adaptés au stockage des archives, qui disposent d’une protection renforcée contre le vol, l’humidité et les incendies. La durée de location s’adapte à vos besoins et vous pourrez accéder à votre box à tout moment.
Les enjeux de la confidentialité des archives
Il n’y a pas d’endroit plus approprié au stockage des documents que les gardes meubles. En plus de bénéficier d’un espace généreux dont vous ne disposez pas dans vos locaux, un garde meuble vous propose des avantages en termes de confidentialité et de sécurisation. Ainsi, ces box sont dotés d’une alarme, d’un système de vidéo-surveillance et d’autres dispositifs pour éliminer les risques de vol. Avec la location d’un garde meuble, vous aurez un accès sécurisé et exclusif à votre box. Vous évitez ainsi toute tentative de vol et d’intrusion, ce qui n’est pas toujours possible dans vos propres locaux. Chez Easy stockage par exemple, vous aurez accès à votre box individuel à l’aide d’un cadenas et d’une clé.
