Les déménagements de bureaux et de commerces doivent être traités avec soin, par un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks commerciaux dans une ville comme Paris. Notre guide de la gestion du déménagement de vos bureaux couvre toutes les étapes, de la planification à la reprise des activités normales.
Alors que les lieux de travail s’adaptent aux perturbations liées au COVID, les entreprises procèdent à des changements tels que l’augmentation des possibilités de travail à domicile ou le déménagement.
Les déménagements de bureaux et de commerces vers un nouveau site ou vers un entrepôt doivent être effectués avec soin, en faisant appel à un déménageur professionnel ayant une grande expérience de la gestion des stocks de déménagements commerciaux dans une ville comme Paris.
Nous avons compilé un guide rapide des étapes clés pour assurer une transition en douceur pour votre entreprise et votre personnel si vous prévoyez un déménagement.
1. Définissez vos besoins et établissez un calendrier.
Que votre entreprise se contracte ou s’étende ou que votre bail ait expiré, il est important de savoir clairement pourquoi vous déménagez afin d’obtenir l’adhésion de votre personnel et de veiller à ce que chacun puisse définir ses besoins pendant le déménagement.
Vos déménageurs peuvent vous faire déménager et vous installer dans la journée si nécessaire. Mais pour que votre équipe et votre entreprise soient le moins perturbées possible, il faut une certaine planification et une communication interne claire.
Quels que soient la taille et les besoins de votre entreprise, la préparation du projet est essentielle pour établir des calendriers réalistes, respecter votre budget, communiquer les changements au personnel et gérer avec succès les changements opérationnels tels que le travail à domicile pendant les jours de transition.
2. Faites l’inventaire et identifiez les sous-projets
Avant de demander des devis aux déménageurs commerciaux, précisez si votre budget s’étend au service complet d’emballage, s’il couvre uniquement le transport des stocks de votre entreprise ou si vous prévoyez une combinaison d’emballage, de déménagement et d’entreposage.
Que vous ayez mis en place un comité de déménagement ou que vous ayez un seul chef de projet pour guider le processus, faites une évaluation détaillée de votre inventaire.
3. Planifiez votre déménagement
Maintenant que toutes les composantes de votre déménagement ont été identifiées, y compris les fournisseurs supplémentaires à vos déménageurs, il est temps de planifier les échéances du déménagement.
Encore une fois, nous recommandons que le calendrier de chaque aspect de votre déménagement soit documenté sous forme de calendrier et distribué à votre comité de déménagement pour vérification.
Lorsque votre processus global est établi, il est temps de commencer à donner des conseils réguliers et détaillés au personnel.
Les fournisseurs, les vendeurs et les clients doivent également être avertis s’ils sont touchés par votre déménagement. Une campagne d’envoi direct de courriels ou de courrier peut être votre méthode préférée de communication avec les clients, tandis que les commerces ambulants tels que les cafés peuvent trouver que les médias sociaux et leur site web sont des outils plus efficaces.
4. Obtenez des devis et engagez un déménageur
Une fois que vous avez déterminé vos délais et un jour de déménagement réaliste, il est temps de créer une liste de déménageurs expérimentés, de vérifier leurs références et d’obtenir des devis détaillés. Tous les déménageurs n’ont pas le même engagement envers le service à la clientèle, la sécurité et la conformité, l’expertise ou l’expérience.
Idéalement, il est préférable de trouver un déménageur capable de prendre en charge la livraison des fournitures d’emballage, l’emballage, la mise en caisse, le déménagement et le stockage, plutôt que de faire appel à plusieurs fournisseurs dont les capacités de coordination diffèrent. Un service de bout en bout maximise l’efficacité et réduit le risque de retards inutiles.
N’oubliez pas non plus de mentionner dans votre devis les difficultés de chargement ou de déchargement et les problèmes d’accès, car cela peut avoir un impact sur les déménageurs qui proposent des prix basés sur le temps.
Une fois les devis rédigés, votre comité de déménagement prendra probablement une décision concernant les fournisseurs choisis avant que vous ne versiez un acompte.
5. Emballage des bureaux
Jusqu’à cette étape, votre déménagement a eu peu d’impact sur vos employés. Une fois que vous aurez commencé à emballer, cela changera rapidement. Progressez dans votre programme d’emballage de manière méthodique et prudente, afin de réduire si possible les perturbations du fonctionnement normal.
Le principe de base de l’emballage d’un déménagement commercial est de classer les articles à emballer par ordre de priorité, en commençant par les articles les moins nécessaires au jour le jour et en terminant par les équipements les plus vitaux peu avant le déménagement. Cela s’applique à tous les types de déménagement, la confusion étant l’ennemi d’un déménagement sans stress.
Une fois l’ordre d’emballage déterminé, le suivi et l’étiquetage sont essentiels. Cela signifie qu’il faut créer une page d’inventaire pour chaque étape du déménagement, la distribuer et la marquer au fur et à mesure que chaque section est emballée. Tous les cartons doivent être clairement marqués et numérotés pour correspondre aux documents d’inventaire. Chaque meuble et chaque carton doivent être comptabilisés. Des photos peuvent être prises avant la fermeture de chaque boîte pour faciliter le processus.
Si vous choisissez un service d’emballage avec un déménageur comme DBEP qui a de l’expérience dans les déménagements d’entreprises parisiennes, il travaillera avec vous sur un calendrier d’emballage et des fournitures. Ils parcourront l’espace avec vous à l’avance, prendront des notes sur les éléments nécessitant une gestion spécialisée, tels que l’informatique, identifieront les éléments à mettre en caisse sur mesure, tels que les œuvres d’art de grande valeur ou les équipements spécialisés surdimensionnés, et créeront un plan de prestation de services.
Les déménageurs professionnels qui fournissent un service d’emballage peuvent également vous aider à créer un plan d’étage de vos nouveaux bureaux et à assurer la liaison avec votre équipe de déménageurs pour le remontage des meubles et leur placement. Ils s’assureront que le carton de chaque employé est placé sur son nouveau bureau, pour une arrivée sans heurts le premier jour.
6. Le jour du déménagement
Idéalement, l’ensemble de votre personnel sera hors site le jour du déménagement, à l’exception de vos superviseurs de déménagement.
Ces derniers répondront aux questions de dernière minute, surveilleront l’avancement des travaux et coordonneront les membres du personnel qui doivent être présents lors du chargement et du déchargement des camions. Nous vous recommandons d’avoir au moins un superviseur à chaque endroit, surtout si vous déménagez la nuit ou dans des délais serrés.
Si vous faites appel à des déménageurs professionnels, ils vous avertiront en route vers votre site et géreront le stationnement des véhicules sur le quai de chargement ou à l’extérieur du bâtiment. À leur arrivée, ils confirmeront le plan de chargement avec vous, y compris toute demande spéciale, avant de se mettre au travail.
Pour finir, nous vous conseillons de prendre un moment pour profiter de cette étape importante de votre activité. Quelle que soit la raison de votre déménagement, prévoyez une petite fête de “bienvenue”, comme une heure de café pour tout le personnel, où vous pourrez également faire toute annonce pertinente et marquer votre nouveau chapitre.
